Klantenkaart

Een belangrijk onderdeel van Beauty Pack is de klantenkaart. Hierop worden alle gegevens met betrekking tot de klant bijgehouden. Het aantal verplichte velden is beperkt gehouden en vooral overzichtelijk.

Een krachtig onderdeel zijn de analysegegevens. U bent geheel vrij in de indeling van de kaarten. In Beauty Pack kunt u zelfs uw éigen intekenkaart maken, hierbij maakt het aantal intekenkaarten per klant niet uit. Op de intekenkaart kunt u een onbeperkt aantal symbolen inclusief een omschrijving plaatsen, b.v. voor de schoonheidsspecialiste om huidproblemen te tonen en voor de pedicure om eeltplekken of andere voetaandoeningen aan te duiden. De analysegegevens inclusief de intekenkaarten worden per datum vastgelegd zodat u zeer eenvoudig het verloop kunt terug zien.

Agenda

Met de agenda van Beauty Pack kunt u afspraken inplannen op dezelfde wijze zoals u dat met Microsoft Outlookä gewent bent. U kunt zelf aangeven voor welke medewerkers u de afspraken in de agenda wilt zien. De agenda kunt u wijzigen in een weekagenda, waarbij u kunt kiezen tussen een 5 daagse of 7 daagse werkweek. Met behulp van de maandkalender kunt u snel naar een bepaalde datum gaan, dagen waarop afspraken staan geregisteerd zijn hierbij van een andere kleur voorzien. Om een goed beeld te hebben in de uitstaande afspraken is er een lijst opgenomen van alle door u geselecteerde medewerkers.

Artikelen

De producten die u in uw salon verkoopt legt u vast in het artikelscherm. Beauty Pack geeft u hierbij zeer uitgebreide mogelijkheden, leverancier specifieke gegevens kunnen zonder problemen opgenomen worden. U kunt zelfs gebruik maken van zogenaamde staffelprijzen (b.v. 1 artikel voor € 10,- , 2 voor € 18,50) en dat voor zowel de inkoop als de verkoop. Artikelen worden vastgelegd per leverancier en verkoopgroep, waarvoor aparte schermen zijn opgenomen. Om eenvouding nieuwe artikelen en/of prijzen in Beauty Pack op te nemen is er een import functie aanwezig zodat uw artikelbestand volledig up-to-date is zonder dat u daar veel voor hoeft te doen. Wij kunnen u artikelbestanden leveren van een groot aantal leveranciers.

 

Behandelingen

De behandelingen die in uw salon uitgevoerd worden worden vastgelegd in het behandelingenscherm. Hierbij kunt u o.a. vastleggen de behandeltijd en of de prijs b.v. per minuut, kwartier of behandeling geldt.

Een opvallend onderdeel van Beauty Pack is de mogelijkheid voor het vastleggen van pakketten. Met pakketten kunt u een samenstelling van behandelingen en/of artikelen maken die voor één prijs verkocht worden. Op deze manier heeft u een mogelijkheid om aantrekkelijke combinaties te maken voor uw klanten.

Voor specifieke acties kunt u aanbiedingen vastleggen met een begin- en een einddatum. Dit is aanwezig voor zowel artikelen, behandelingen en pakketten.

Het vastleggen van een verkoop is met behulp van Beauty Pack zeer eenvoudig. Vanuit de reeds vastgelegde afspraak of direct zonder dat u een afspraak heeft vastgelegd kunt u aangeven welke artikelen of pakketten er verkocht zijn en welke behandelingen er verricht zijn. Het vastleggen van een verkoop kunt u versnellen wanneer u gebruikt maakt van een barcode lezer. Nadat alle verkopen zijn vastgelegd, eventueel met specifieke vrij vast te leggen tekst, kunt u aangeven dat u wilt factureren. De verkoop wordt vervolgens afgesloten door het vastleggen van de betaling(en), waarbij eventueel de te koppelen kassalade automatisch opengaat. De factuur kunt u, indien gewenst, uitprinten volgens een vast formaat, een vrij te ontwerpen formaat met behulp van Microsoft Word ä of op een bonprinter. Beauty Pack heeft voor u de te leveren Kassalade, Bonprinter en Barcode lezer getest en allen voldoen aan de gestelde eisen om binnen Beauty Pack te kunnen functioneren.

Voorraad

Beauty Pack geeft u de mogelijkheid uw voorraad exact bij te houden. Uitgaande voorraad wordt geregistreerd op het moment van verkoop, waarbij eventueel rekening gehouden wordt met voorraad tekorten.

Inkomende voorraad kunt u handmatig registeren of met behulp van het geintegreerde bestelsysteem. Wanneer u van het bestelsysteem gebruik maakt dan kunt u bestellingen maken door middel van het besteladvies of handmatig invoeren. Bestellijsten kunt u naar de leverancier verzenden door middel van fax, e-mail of een standaard bestellijst. Wanneer de bestelling arriveert kunt u deze, eventueel na vastlegging van annuleringen en/of backorders, geheel in de voorraad op laten nemen.

Ook met eventuele salonartikelen is rekening gehouden. U kunt bij elke behandeling aangeven welke producten u gebruikt, waardoor de voorraad tijdens het vastleggen van de factuur automatisch wordt bijgehouden, of u kunt deze salonartikelen handmatig bij de verkoop vastleggen wanneer u een product u de voorraad heeft genomen. Andere voorraad wijzigingen kunt u vastleggen op basis van verschillende voorraad mutaties, t.w. tekort, overschot, diefstal, retour leverancier, schade en start voorraad.

Kuurkaarten systeem

Beauty Pack heeft de mogelijkheid voor het vastleggen van zogenaamde kuurkaarten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen twee verschillende methoden, de bezoekmethode en de waardemethode.

Wanneer u gebruik maakt van de bezoekmethode dan kunt u bij de behandeling aangeven hoe vaak een klant de betreffende behandeling heeft ondergaan. Wanneer de behandeling meer dan één keer uitgevoerd zal worden dan herkent Beauty Pack dit als een kuurbehandeling volgens de bezoekmethode. De eerste keer dat de klant komt wordt er automatisch een kuurkaart geregisteerd en de door u ingegeven verkoopprijs zal door de klant voldaan moeten worden. De volgende keren, afhankelijk van het door u ingegeven aantal, zal Beauty Pack herkennen dat er een kuurkaart voor de betreffende klant in het systeem aanwezig is. De kuurkaart wordt bijgewerkt en er hoeft niets voldaan te worden, todat alle behandelingen gevolgd zijn en de kuurkaart volledig verbruikt is.

Wanneer u gebruik maakt van de waardemethode dan kunt u een waarde aan een kuurkaart toekennen. Met behulp van de pakkettenfunctie kunt een zogenaamde kuurgroepen samenstellen. Alle behandelingen in deze pakketten zullen van de kuurkaart afgeboekt worden totdat het saldo van de kuurkaart niet meer toereikend is. Vanzelfsprekend heeft u op diverse wijzen inzicht in de uitstaande kuurkaarten.

Spaarpunten systeem

Extra klantenbinding kunt u doen met het ingebouwde spaarpuntensysteem. Op basis van het factuurbedrag kunt u een vrij in te stellen aantal punten aan de klant geven. Deze punten kunnen weer ingeleverd worden nadat er voldoende gespaard is, u kunt zelf aangeven hoeveel punten overeenkomen met welk bedrag. Extra punten kunt u sparen via het actiesysteem. Spaarpuntenoverzichten worden op de facturen zichtbaar gemaakt.

Mailing

Één van de krachtigste functies in Beauty Pack is de mailing functie. Hierbij kunt u een aantal zeer uitgebreide selecties opgeven op basis van klant- en verkoopgegevens, waaronder verjaardagen, geslacht klantengroepen,leeftijd, datum laatse bezoek en verkopen van een bepaald artikel of uitgevoerde behandeling in een in te stellen periode. De selecties kunnen uitgevoerd worden naar email, een standaard verslag kan worden gemaakt en diverse etiketformaten of een samenvoegbestand zijn ook mogelijk. Ingevoerde selecties kunnen worden opgeslagen zodat deze later niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden

Foto’s

Het vastleggen van foto’s is op diverse plaatsen in Beauty Pack ingebouwd. U kunt foto’s opslaan bij de klant, de analyse of bij de afspraak en worden voorzien van een omschrijving en een categorie. U kunt net zoveel foto’s opslaan als u zelf wilt. Vrijwel elke digitale camera, scanner of digitale videocamera kan direct gekoppeld worden, zodat de foto’s niet eerst ingescanned hoeven te worden voordat deze opgeslagen kunnen worden.

Rapportage

Met behulp van de rapportagefunctie in Beauty Pack heeft u de beschikbaarheid van een groot aantal zéér uitgebreide rapporten. Een groot aantal rapporten, met name omzet en btw-overzichten, kunt u uitprinten (of bekijken op het beeldscherm) getotaliseerd per dag, per week, per maand, per kwartaal of per jaar. Daarnaast heeft u de mogelijkheid over diverse top-50 overzichten, voorraad-overzichten, betaal- overzichten of standaard-overzichten. Naast de rapporten in de rapportage-functie kunt u alle zogenaamde lijstschermen, al dan niet met selectie, afdrukken op een standaard printer. Met deze overzichten heeft u meer dan voldoende om b.v. uw kwartaalaangifte te doen.

Extra mogelijkheden

Op vrijwel alle schermen heeft u de mogelijkheid een grote hoeveelheid vrije tekst te plaatsen door middel van het memo tabblad. Deze vrije tekst kunt u voorzien van opmaak (b.v. schuin, vet, gecentreerd etc.) zoals u dat ook bij Microsoft Word ä gewend bent.

De gegevens op de zogenaamde lijstschermen kunt u rechtstreeks exporteren naar Microsoft Excel ä , mits dat op uw systeem aanwezig is. In Excel kunt u de gegevens dan gebruiken voor verder eigen gebruik.

De menubalk is samengesteld geheel in de stijl van Microsoft Outlook ä . U kunt deze naar eigen voorkeur aanpassen en daar verschillende Beauty Pack functies aan toevoegen of verwijderen.

De software kan geactualiseerd worden met behulp van de Beauty Pack Update functie (mits de aanwezigheid van een werkende internetverbinding). De update verloopt vervolgens geheel automatisch.

Met behulp van de Beauty Pack Administratie functie heeft u de mogelijkheid tot het onderhouden van de gegevensbestanden (databases). U kunt hier een onbeperkt aantal databases toevoegen en onderhouden. Standaard wordt Beauty Pack geleverd met een Demo Database, waarmee u de mogelijkheid heeft een bepaalde functie uit te proberen voordat deze wordt gebruikt in uw ‘live’ database. Ook kunt u historische gegevens van een bepaald jaar verwijderen, de opgeschoonde database wordt bewaard zodat u ten alle tijde nog in de gegevens kunt terugkijken.

De automatische backup van Beauty Pack zal aan het begin van een nieuwe werkdag automatisch een kopie opslaan van uw database op een door u van te voren opgegeven locatie. Het backup medium kan elk standaard door Windows te vinden apparaat zijn, b.v. een diskette, andere harddisk of een netwerkadres. Voor een optimale backup adviseren wij het gebruik van een Iomega Zipdrive ä . Vanzelfsprekend zijn er ook functies om de gegevens bestanden weer op de oorspronkelijke locatie terug te zetten (Restore).

 

Vrijwel alle functies in Beauty Pack zijn af te schermen voor één of meerdere gebruikers op basis van gebruikersgroepen. B.v. u kunt voor gebruikersgroep ‘stagiaires’ aangeven dat deze medewerkers geen artikelen of behandelingen mogen bijwerken of toevoegen maar deze wel mogen inzien. Ook kunt u uw agenda afschermen voor bepaalde gebruikers of aangeven welke gebruikers de te koppelen kassalade mogen openen en voor welke gebruikers dat niet is toegestaan.